Uma das maiores dificuldades de quem é empreendedor digital é a baixa produtividade. A internet tem milhares de distrações que podem sugar o seu tempo em um piscar de olhos. Quando você percebe, mais um dia se foi e o que você tinha para fazer ficou para o próximo dia, e para o próximo, e assim por diante. Neste artigo, vamos identificar as principais causas que fazem você ser improdutivo. Darei dicas que poderão aumentar em mais de 200% a sua produtividade, lembrando que você deve ir adaptando estas técnicas em sua rotina e vendo o que encaixa melhor pra você.
1) O PRINCÍPIO 80/20 ? A LEI DE PARETO
Provavelmente você já deve ter ouvido falar do Princípio 80/20, que na minha opinião, é a peça chave para que você possa alavancar exponencialmente a sua produtividade. Eu recomendo fortemente que você tenha disciplina para aplicá-lo, pois ele poderia potencialmente mudar a sua vida.
O princípio 80/20 foi criado pelo economista Vilfredo Pareto em 1906, quando percebeu que 20% dos italianos possuíam 80% das terras daquele país, e que o mesmo ocorria em diversas outras áreas.
A lei afirma que 80% dos resultados são provocados por 20% das causas, no entanto a proporção pode ser muito maior, chegando a 99/1.
O mais importante é entender que, apesar de variar, a proporção dificilmente foge dos 80/20.
Provavelmente 20% de suas atividades produzem 80% dos seus rendimentos financeiros, assim como 80% da receita de uma empresa provêm de 20% de seus clientes e 20% dos empregados são responsáveis por 80% da produção de uma empresa. Esta é uma regra geral que se aplica a quase tudo na vida.
Se você reparar em seus hábitos diários, é provável que gaste a maior parte do seu tempo com apenas algumas pessoas de todas as pessoas que você conhece, também é provável que gaste uma porcentagem maior do seu dinheiro com um número pequeno de coisas.
principio-de-pareto-80-20A chave aqui é saber identificar quais são os 20% que estão fazendo você obter os 80% dos resultados e manter o foco nos 20%. Isso vale tanto para sua vida pessoal quanto profissional.
Agora que você já sabe o princípio da Lei de Pareto, vamos ver algumas formas de aplicá-lo.
2) FOQUE EM SER PRODUTIVO E NÃO OCUPADO
A ideia de produtividade que muitas pessoas têm é de conseguir se organizar para fazer o máximo possível de tarefas em menos tempo. O grande problema é que a maioria dessas tarefas só servem para te deixar ocupado, e não produtivo. Estar ocupado não significa ser produtivo. Podemos estar ocupados o dia todo, mas se não estivermos ocupados com tarefas realmente importantes que nos deixam mais próximas dos nossos objetivos, com certeza nossa produtividade será baixa. Quando fui analisar o meu dia, percebi que eu estava gastando mais de 80% do meu tempo com atividades sem relevância para os meus negócios, Ficar verificando os e-mails o tempo todo, dar aquela olhadinha nas redes sociais, organizar arquivos no computador, fazer ligações desnecessárias, e assim por diante. De fato, muitas das tarefas que realizamos no nosso dia a dia poderiam ser eliminadas, ou realizadas em um curto período de tempo em um horário determinado. Um exemplo disso é que você não precisa ficar com o e-mail aberto ou verificar o e-mail a cada 10 minutos. Muitas pessoas estabelecem um ou dois horários no dia para verificar e responder os e-mails e programam uma resposta automática informando o horário que elas irão responder. Por ex.: Se você quer ver seus e-mails todos os dias as 13h, pode programar uma resposta automática dizendo algo do tipo: ?Olá, obrigado por sua mensagem, respondo sempre os e-mails sempre por volta das 13 horas. Se o assunto for muito urgente me ligue no?? Além do e-mail, há diversas coisas que podem estar deixando você ocupado e que não terão relevância para o seu negócio, como deixar aberto o messenger, whatsapp, telegram? Mesmo coisas referentes ao seu trabalho ou o seu negócio, como correr atrás de clientes que lhe dão pouco resultado podem estar tirando o seu foco. Pegue uma folha de papel e comece a anotar todas as tarefas que você faz durante o dia. Analise quais as tarefas que não são realmente importantes e que te fazem perder tempo, para então eliminá-las, ou pelo menos diminuir o tempo que você perde com elas durante o dia. Um aplicativo que ajuda você a saber quanto tempo você está gastando em cada tarefa é o Rescue Time. Basta você baixar e instalar no computador que ele faz uma análise do tempo que você gastou em cada tarefa criando um relatório detalhado.
Quando comecei a utilizá-lo, me surpreendi com a quantidade de tempo que eu desperdiçava com coisas como facebook e e-mails.
3) MAXIMIZE SEU DESEMPENHO E PRODUTIVIDADE
Depois de identificar as coisas que te fazem perder tempo e que não são relevantes para o seu negócio, você deve focar naqueles 20% que farão você ganhar dinheiro, isso será crucial para o seu negócio. Gaste seu tempo trabalhando nos 20% que te darão retorno e que lhe farão alcançar mais rapidamente os seus objetivos. Trabalhe mais duro para aquilo que trabalha mais duro pra você. Concentre-se nos seus melhores clientes, dê uma atenção especial a eles e procure saber como você conseguiu esses clientes, para então replicar a estratégia e conseguir mais clientes iguais a eles, ao mesmo tempo que você pode largar os clientes ruins que lhe dão pouco ou nenhum resultado. Encontre os produtos ou serviços que geram mais renda pra você e coloque o seu maior foco neles. Se algo te dá muito trabalho e pouco retorno, não fique desperdiçando suas forças e seu tempo nele. Ao invés disso, procure identificar os 20% que lhe dão os melhores resultados e tente replicar estes negócios.
4) ELIMINE AS DISTRAÇÕES
Confesso que tenho um pouco de dificuldade em manter o foco no que estou fazendo. Às vezes acabo me distraindo com alguma coisa, aí quando percebo, o tempo já passou e o que eu tinha para fazer acabou não sendo feito. Uma técnica que me ajuda bastante é a Técnica de Pomodoro. Ela consiste em dividir o tempo em blocos para estimular o foco e melhorar a agilidade do cérebro, tendo por objetivo evitar distrações enquanto você trabalha em alguma tarefa. Entre os benefícios estão ainda o aumento da capacidade de concentração e diminuição do estresse.
A Técnica Pomodoro é bastante conhecida e foi desenvolvida nos anos 1980 por um italiano chamado Francesco Cirillo, que usava um daqueles cronômetros em formato de tomate para gerenciar seu tempo. A técnica consiste em ajustar um timer (pode ser um timer físico, um aplicativo no celular ou mesmo no computador) em 25 minutos, onde cada tempo de 25 minutos é chamado de 1 pomodoro. Coloque o timer para rodar e trabalhe focado na tarefa sem interrupções. Ao fim do pomodoro dê uma pausa de 5 minutos para descanso. A cada 4 pomodoros você deve fazer uma pausa de 30 minutos. Nosso cérebro sempre precisará de uma pausa ao ficar um certo período de tempo focado em alguma atividade. É por isso que precisamos desse tempo de descanso para levantar, tomar um café, ou simplesmente pensar em outra coisa até que comece o próximo pomodoro. Se você terminou a tarefa antes, pode usar o restante do tempo para realizar tarefas pequenas, ou se você precisar de um tempo maior para cada tarefa pode ajustar o cronômetro para 30, 40 ou 60 minutos. O importante é você adaptar a técnica a um modo que você fique mais confortável.
5) DEFINA SUAS PRIORIDADES
Você já ouviu alguém dizer que quando tem muitas coisas pra fazer, acaba fazendo nada? Pois é isso que acontece quando não se tem prioridades. Sem prioridades, sem produtividade? Quando não definimos nossas prioridades acabamos sempre tendo falta de tempo. Todos nós temos um dia de 24 horas. A diferença entre ter produtividade ou não, está em como definimos nossas prioridades. O que a maioria dos especialistas recomendam, é fazer a lista de tarefas do dia seguinte sempre no dia anterior. Quando você iniciar o dia, focará apenas nas atividades que você tem programado e assim não perderá o foco. Dependendo do tamanho da tarefa, você pode fazer uma lista com 3 ou 4 tarefas para cumprir ao longo do dia e se esforçar ao máximo para tê-las concluído até o final do dia.
6) APRENDA MAIS RÁPIDO
Existem diversas técnicas simples que você pode usar para aprender mais rápido e economizar o seu tempo. Um exemplo disso é um plugin grátis para Chrome que utilizo chamado Vídeo Speed Controller. Ele cria controles nos vídeos do YouTube, Vimeo e outros sites com videos que permitem que você regule a velocidade do vídeo. Você pode assistir um vídeo 2x mais rápido e mesmo assim manter uma ótima compreensão.
Já para vídeos que estão no computador você pode usar o programa VLC que tem essa função de acelerar os vídeos, basta pressionar as teclas de colchetes para aumentar e diminuir a velocidade do vídeo. Eu costumo utilizar a velocidade de 2,5x nos vídeos em que narrador tem uma boa pronúncia das palavras, e 2 ou 1,5x nos vídeos em que o narrador fala muito rápido, ou não pronuncia corretamente as palavras. No início soa um pouco estranho, mas depois você verá que é ótimo aprender o dobro de coisas no mesmo período de tempo. Esta técnica é muito utilizada por pessoas que precisam estudar bastante para alguma prova ou concurso público, pois ajuda a reter uma grande quantidade de informações em um tempo reduzido. Além desta, existem diversas técnicas para aumentar a velocidade do aprendizado e leitura que você pode utilizar em conjunto. Falaremos sobre algumas delas nos próximos artigos.
7) UTILIZE FERRAMENTAS QUE SEJAM INTEGRADAS E SEJAM FÁCEIS DE USAR
Antigamente eu criava sites para os meus negócios e para os meus clientes no Wordpress, aí se eu precisasse enviar campanhas de e-mail marketing teria que contratar outro serviço e fazer a integração, a mesma coisa para loja online, ter um chat na página, criar um webinar ou área de membros. Hoje em dia eu utilizo um serviço que possui todas essas ferramentas que são integradas umas com as outras, além de ter construtor de sites arrasta e solta com centenas de templates prontos, bastando apenas trocar as imagens e as informações. Isso me fez poupar um tempo enorme, pois hoje em dia em poucas horas eu crio um site completo com blog, conecto com uma sequência de e-mails e outras ferramentas com poucos cliques. Eles tem um plano GRÁTIS para testar as ferramentas. Segue o link: